Pracodawcy, którzy zamierzają zatrudnić w swojej firmie obywatela Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy, mogą zrobić to na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, które podlega wpisowi do ewidencji oświadczeń. Mimo że z jednej strony procedura ta przyspiesza legalizację zatrudnienia, to jednak jest także obwarowana pewnymi ograniczeniami. W jakich sytuacjach można zatrudnić obcokrajowca na podstawie takiego oświadczenia? O spełnieniu jakich warunków należy pamiętać?

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – jakie warunki należy spełnić? 

Aby zatrudnić cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, pracodawca jest zobowiązany spełnić 5 głównych warunków określonych w art. 88z ust. 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. 

• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest zarezerwowane wyłącznie dla obywateli następujących krajów: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy. Oznacza to tym samym, że obcokrajowców z innych państw trzecich można zatrudniać tylko na podstawie zezwolenia na pracę.
• Od 29 stycznia 2022 r. pracodawca ma możliwość rejestrowania oświadczeń o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi na okres nieprzekraczający 24 miesięcy. W starym stanie prawnym, a więc obowiązującym przed tą datą, zatrudnienie na podstawie oświadczenia mogło wynosić natomiast tylko do 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Taki pracownik miał więc prawo pracować w Polsce na podstawie oświadczenia jedynie przez pół roku. Ubiegłoroczna nowelizacja zniosła również 12-miesięczny okres rozliczeniowy, dzięki czemu pracodawcy mogą teraz zatrudniać cudzoziemców z powyższych państw na podstawie kolejnych oświadczeń bez konieczności stosowania przerwy. 
• Kolejnym z warunków, jakim obwarowane zostało zatrudnianie cudzoziemców na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, jest zakaz zatrudniania na takiej podstawie do wykonywania prac sezonowych, na które przepisy wymagają odrębnego zezwolenia na pracę typu S.
• Skuteczne powierzenie pracy cudzoziemcowi na podstawie oświadczenia wymaga ponadto, aby dzień rozpoczęcia pracy wskazany w złożonym oświadczeniu nastąpił nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia.
• Ostatni z wymogów związanych z oświadczeniem odnosi się do należnego cudzoziemcowi za pracę wynagrodzenia – nie może być ono niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.

Co dla pracodawcy oznacza zatrudnienie cudzoziemca na podstawie oświadczenia?

Zasadniczą korzyścią związaną z zatrudnianiem cudzoziemców na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy jest brak konieczności przeprowadzania tak zwanego testu rynku pracy, którego wymaga się przed złożeniem wniosku o zezwolenie na pracę dla cudzoziemca. A to z kolei przyspiesza całą procedurę legalizacji zatrudnienia. Test rynku pracy przeprowadza powiatowy urząd pracy w celu sprawdzenia, czy na lokalnym rynku pracy nie ma zarejestrowanych bezrobotnych lub poszukujących pracy z obywatelstwem polskim i o odpowiednich na dane stanowisko kwalifikacjach, którym przysługuje pierwszeństwo w zatrudnieniu przed obywatelami innych państw. Jeżeli urzędnicy nie znajdą właściwych osób, starosta wydaje informację o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy na lokalnym rynku pracy.  

Jaka procedura obowiązuje przy składaniu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi? 

Osobą uprawnioną do złożenia (a następnie odbioru) oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest pracodawca. Czynności te powinien wykonać osobiście lub przez pełnomocnika. 

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi składa się w formie pisemnej, w postaci elektronicznej lub papierowej, w celu wpisu do ewidencji oświadczeń, w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na siedzibę, miejsce stałego pobytu lub zameldowania na pobyt stały pracodawcy. 

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zawiera dane dotyczące podmiotu powierzającego pracę, informacje dotyczące zatrudnianego cudzoziemca oraz informacje o powierzanej mu pracy i stanowisku. Do oświadczenia dołącza się ponadto w szczególności oświadczenie o niekaralności podmiotu powierzającego pracę, skan ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, dowód wniesienia opłaty za złożenie oświadczenia (100 zł). 

Jeżeli nie jest wymagane postępowanie wyjaśniające, powiatowy urząd pracy wpisuje oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia. Cała procedura trwa zatem najczęściej około tygodnia. Jeżeli natomiast sprawa wymaga postępowania wyjaśniającego, termin ten wydłuża się do 30 dni. 

W związku z wpisaniem oświadczenia do ewidencji oświadczeń, na pracodawcy spoczywa obowiązek informacyjny w postaci pisemnego powiadomienia właściwego powiatowego urzędu pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca. Ma na to 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń. Za niewywiązanie się z tego obowiązku pracodawcy grozi kara grzywny.

Kiedy starosta wydaje decyzję odmowną o wpisaniu oświadczenia do ewidencji?

W pewnych sytuacjach regulowanych w art. 88z ust. 5, również w terminie 7 dni od dnia otrzymania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, starosta będzie zobowiązany odmówić wpisania go do ewidencji oświadczeń. 

Z taką odmową pracodawca spotka się w szczególności wtedy, gdy jako podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, został co najmniej dwukrotnie prawomocnie ukarany za naruszenie przepisów związanych z zatrudnianiem cudzoziemców, m.in. przekazywał nieprawdziwe informacje o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia, w okresie 12 miesięcy poprzedzających datę złożenia oświadczenia w powiatowym urzędzie pracy. To samo odnosi się do osoby fizycznej, która działała w jego imieniu. Decyzja odmowna zostanie wydana także wtedy, gdy podmiot powierzający pracę jest osobą fizyczną, karaną za popełnienie określonych czynów z Kodeksu karnego, takich jak złośliwe lub uporczywe naruszanie praw pracownika. 

Starosta może w dodatku (może, a więc w tym przypadku nie musi) odmówić wpisania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, jeżeli z okoliczności wynika, że oświadczenie zostało złożone dla pozoru, będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż wykonywanie pracy dla danego podmiotu lub pracodawca nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy innym osobom. 

Kiedy nie jest wymagane nowe oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy? 

Należy zdawać sobie sprawę z tego, że na mocy art. 88z ust. 12, nie wszystkie zmiany następujące podczas zatrudnienia, będą podstawą do wpisu nowego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy do ewidencji oświadczeń. Taki wpis nie jest wymagany w przypadku:

• zmiany siedziby, miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy,
• przejęcia zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę,
• przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
• zawarcia między stronami umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej,
• statusu pracownika tymczasowego cudzoziemca, jeżeli został on skierowany przez pracodawcę do innego pracodawcy użytkownika, niż określony w oświadczeniu, a dane dotyczące pracy oferowanej cudzoziemcowi określone w oświadczeniu, z wyjątkiem miejsca wykonywania pracy, nie uległy zmianie.

W razie wystąpienia problemów związanych z zatrudnianiem cudzoziemców spoza UE zapraszamy do skorzystania z pomocy naszej kancelarii prawnej LEGAL LOGISTICS. Zdajemy sobie sprawę z tego, że procedura przyjmowania do pracy obcokrajowców nie należy do najprostszych, dlatego jesteśmy gotowi pomóc Państwu na każdym z jej etapów!